Součástí podpory, kterou nabízíme, je i provádění auditů vykonávání agend v daných oblastech. Odborník na danou oblast po určení cíle provede zmapování aktuálního stavu, doporučí změny, ať už v metodice práce nebo v prováděcí dokumentaci (vnitřní směrnice úřadu).  Doporučí postup nápravy stavu tak, aby změna byla co nejefektivnější.

Příkladem může být audit spisové služby:

Audit je vhodné provádět v krátkém časovém odstupu po spuštění spisové služby do ostrého provozu a následně vždy periodicky po stanoveném časovém období (například po dvou letech) nebo v případě větších změn obsluhy agendy či změn personálních. Audit provádějí zkušení konzultanti spisové služby napříč celým úřadem.

Určení cíle auditu

Cílem auditu standardně bývá zjistit stav provozování spisové služby úřadem a zajistit nápravu případných nedostatků v práci uživatelů nebo optimalizovat procesy se spisovou službou spojené. Může však být zaměřen pouze na konkrétní oblast práce se spisovou službou napříč celým úřadem nebo naopak pouze na část organizační struktury v plném rozsahu práce s agendou.

Zmapování aktuálního stavu

Na rozsahu, hloubce, zaměření i podobě realizace auditu se s Vámi předem dohodne konzultant, který jej bude provádět. Auditu může předcházet zaslání dotazníku pro odbory, podatelnu nebo spisovnu. Po dohodě může v rámci auditu souběžně probíhat i konzultace dotazů uživatelů (vhodné zejména v případě auditu krátce po nasazení do ostrého provozu).

Výsledky a návrh úprav

Konzultant Vám předloží výsledky a navrhne vhodné navazující kroky, může se jednat např. o plošná či individuální školení nebo konzultace, změnu pracovních postupů, změnu procesů, výměnu techniky - hardware, stanovení nebo výměnu osob zodpovědných za danou činnost nebo oblast, rozšíření kompetencí vytipovaných uživatelů aj..

Oblasti kontroly