Jak VERA podporuje digitalizaci ve veřejné správě?

21. století je obdobím digitalizace. Postupně se ve všech oblastech nahrazuje papírová podoba elektronickou formou. I připravovaný nový zákon o účetnictví, který byl zatím odložen, počítá s tím, že od 1. ledna 2027 bude účetnictví veřejných subjektů vedeno pouze v technické neboli elektronické formě. Společnost VERA již s procesem elektronizace v ekonomických agendách začala před mnoha lety a svoji nabídku postupně rozšiřuje. Ing. Andrea Hlávková, produktová manažerka společnosti VERA, konstatuje: „Zavedení elektronického schvalování vnáší do procesů řád a poskytuje jistotu všem zúčastněným stranám. S využitím těchto moderních postupů má úřad jistotu, že nebyl vynechán žádný stanovený krok schvalovacího procesu, je zajištěna transparentnost a kontrola na disponibilní finanční prostředky."

Jak probíhá schvalování v informačním systému VERA?

Základem všeho je důkladná analýza stávajících procesů založená na odborných konzultacích a diskusích mezi odpovědnými osobami z úřadu a metodiky a konzultanty z VERY. Prvním bodem je samotná digitalizace dokumentu, která může probíhat buď na skenovací lince, nebo přímo na konkrétním oddělení. Schvalovací procesy jsou pak nadefinovány dle požadavků úřadu a v souladu s legislativou. Zahrnují nejenom kontrolu finančního krytí a schválení, ale i možnosti „vyjádření se" nebo „vrácení k dopracování". Využívají se informace o rolích a organizační struktuře, což umožňuje snadné nastavení zástupů a e-mailových notifikací.

Účastníci při schvalování využívají elektronický podpis. Celý proces schvalování je dokumentován a v jakékoliv fázi je možné zobrazit informace o jeho průběhu včetně historie změn.

Fáze schvalování:

• naskenování a zápis dokladu a jeho finančního krytí v agendě
• plně automatický oběh dokladu dle předem nadefinovaných uzlů
• podepsání dokladu
• potvrzení ověření dokladu (notifikace)

Kde všude fungují elektronické procesy?

Finanční kontrola faktur, objednávek a smluv

První takto automatizovanou oblastí byla finanční kontrola přijatých faktur, objednávek, smluv a limitovaných příslibů, a o něco později i pokladních poukazů. VERA k tomu vyvinula agendu eProcesy pro Finanční kontrolu, která sdružuje všechny doklady, nad kterými probíhá finanční kontrola, a jejich automatický oběh při schvalování. Součástí je snadná kontrola rozpočtového krytí přímo z agendy s možností prokliku na detail daného dokladu včetně schváleného rozpočtu nebo k souvisejícím dokladům. Schválením jsou zároveň zablokovány či zarezervovány finanční prostředky v rozpočtu.

Schvalování smluv

Dalším krokem byla funkce Schvalování smluv, která ošetřuje kontrolu, připomínkování a odsouhlasení znění a podmínek smluv napříč úřadem či organizací. Součástí agend Smlouvy a Objednávky je samozřejmě i zveřejnění v Registru smluv.

Elektronické podepisování účetních dokladů a dokumentů v agendě Účetnictví

Po dobrých zkušenostech v oblasti faktur a smluv obrátila VERA svou pozornost k účetnictví, kde je množství dokumentů k podpisu mnohonásobně vyšší.

V agendě Účetnictví nabízíme možnost generovat soupisy účetních dokladů, účetní výkazy a knihy, daňová tvrzení, dokladovou inventuru i jiné dokumenty (přehledy, sestavy) k elektronickému podpisu prostřednictvím eProcesů – WorkFlow. Schvalovatel nemusí listovat v podpisové knize a vidí dokumenty v přehledné tabulce. Podrobné informace jsou k dispozici na překliknutí.

Všechny vygenerované doklady a dokumenty odeslané k elektronickému podpisu jsou evidovány v přehledném seznamu, který je součástí agendy Účetnictví. Při účetní závěrce je možné aktivovat kontrolu, která prověří, zda byly všechny účetní doklady odeslány k elektronickému podpisu.

Automatické vytváření spisů k podepsaným účetním dokladům do Spisové služby

V souvislosti s připravovanými legislativními podmínkami v rámci nového zákona o účetnictví bude pravděpodobně nutné mít všechny účetní doklady v elektronické podobě a elektronicky je archivovat. VERA se rozhodla provádět tuto elektronickou archivaci v rámci Spisové služby a zároveň šetřit váš čas a umožnit automatické vytváření spisů a automatické ukládání účetních dokumentů do těchto spisů.

V konfiguraci se dá nastavit:

• Jak často se budou spisy zakládat (měsíčně, čtvrtletně, ročně).
• Podle jaké logiky se budou spisy zakládat, zda podle věcné skupiny nebo druhu či typu dokumentu.
• Vzory soupisů účetních dokladů k jednotlivým číselným řadám.
• Věcná skupina (skartační znak) k jednotlivým číselným řadám.

U každého účetního dokladu je záznam, zda byl elektronicky schválen či podepsán, jaké mu bylo přiřazeno číslo jednací a do jakého spisu byl vložen.

Do vytvořených spisů je možné nahlédnout přímo z agendy Účetnictví, aniž by bylo nutné vstupovat do Spisové služby. Zároveň je zde informace, zda a kdy byl daný spis uzavřen a předán Spisovně.

Příprava na budoucnost

S příchodem povinného elektronického účetnictví v roce 2027 budou mít obce a městské úřady díky VERA Radnici připravené nástroje pro hladký přechod a efektivní správu všech agend. Digitalizace není pouze o technologiích, ale o reálném zjednodušení každodenní práce – a VERA je tu, aby tento proces ještě více zefektivnila.