„Dříve mi trvalo zhruba týden, než jsem všechna data ze starého informačního systému vytáhla a spojila do požadovaného výstupu. Letos v létě jsem měla materiál připraven během jednoho dne a od podzimu ho nemusím dělat už vůbec, protože si všichni údaje zobrazí v MISu sami," říká Ing. Andrea Hlávková, vedoucí finančního oddělení města Štramberka. Hovoří o zpracování dokumentu s názvem Stav zadluženosti města, pohledávek a závazků k určitému datu, který pravidelně připravovala pro radu a zastupitelstvo města. Manažerský informační systém (MIS) začala používat letos, stejně jako členové finančního výboru, starosta a místostarosta.

Nedávná historie

Úřad se totiž rozhodl v roce 2014 využít dotaci v rámci výzvy č. 22 a na přelomu roku realizovat projekt s názvem Digitální úřad 21. století. Celková integrace infomačního systému byla založena na moderních technologiích a zohledňovala současné směry eGovernmentu jako jsou digitalizace, elektronizace, řízení procesů a kybernetická bezpečnost. Inovace úřadu proběhla kompletní výměnou aplikačního řešení. Nový informační systém VERA Radnice zahrnuje mimo jiné ekonomiku včetně majetku města a jím zřizovaných organizací, a tudíž zmínění pracovníci úřadu mají k dispozici v MISu komplexní ekonomické údaje ve formě manažerských výstupů.

Každé obecní zastupitelstvo má povinnost zřídit finanční výbor podle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů. Jeho hlavním úkolem je kontrola hospodaření s majetkem a finančními prostředky obce. Požádali jsme proto Ing. Pavla Podolského, který je jeho členem, aby nám popsal, jak mu v této činnosti MIS pomáhá.

„Dříve veškeré podklady pro jednání finančního výboru a rady města připravoval vedoucí finančního oddělení, a to v excelovských tabulkách výtahem z informačního systému. Jako tehdejší místostarosta jsem měl sice přístup k informačnímu systému, ale bylo to pro mne zdlouhavé a musel jsem se mnohdy opakovaně učit, jak se k příslušným datům dostat a zpracovat je. V některých případech jsem musel požádat vedoucího finančního oddělení o pomoc. Později, jako člen finančního výboru, jsem přímý přístup k informačnímu systému neměl – systém to neumožňoval a ani žádný z členů o něm neměl příslušné znalosti. Dostával jsem tedy pouze informace zpracované vedoucím finančního oddělení bez možnosti jejich hlubší analýzy nebo prohlížení detailů."

Úřad 21. století

„Jsem rád, že nyní MIS máme, protože se jedná o velmi operativní prostředek k získání informací o hospodaření města a je dosažitelný odkudkoliv a kdykoliv, stačí pouze připojení k internetu. Obsahuje všechny potřebné informace v různých úrovních agregace dat s možností rozpadu až na jednotlivé detaily včetně grafického vyjádření. Po víceletém používání IS VERA Radnice bude MIS výborným pomocníkem pro provádění různých meziročních analýz a získávání vývojových trendů."

Nabízí se otázka, co všechno MIS obsahuje a jaké informace z něj lze získat. Obecně jde o stěžejní ekonomické údaje, které lze rozšířit i o demografické přehledy.

 

„Pracujeme se všemi druhy dat, které nám MIS poskytuje. V současné době využíváme jeho ekonomickou část, jedná se tedy o informace o čerpání a plnění rozpočtu, a to podle akcí, odborů, položek a odvětví. Za zmínku stojí aktuálně neuhrazené pohledávky a závazky i sekce náklady a výnosy z hlavní a hospodářské činnosti. Všechny údaje jsou nesmírně důležité především pro vedení města (starostu, místostarostu a tajemníka) pro rozhodování o finančních operacích a jejich plánování, sledování plnění příjmů a výdajů rozpočtu a sledování hospodářské činnosti. Z dlouhodobého hlediska se jedná o perfektní nástroj pro strategické rozhodování, a to na základě statistik a analýz, které umožňuje. Finančnímu výboru slouží ke kontrole vývoje rozpočtu a přípravě rozpočtových opatření, protože poskytuje vždy nejaktuálnější informace. Složení členů výboru se po každých volbách může radikálně změnit a MIS pomůže rychleji se zorientovat v rozpočtových záležitostech města.

Od letošního podzimu můžeme nově zobrazit údaje za určité období. Není tak už nutné připravovat písemné materiály pro jednání, protože každý člen si je může ze systému vytáhnout sám. Podstatné je také to, že MIS se snadno ovládá, nabídka je přehledná a data lze srozumitelně interpretovat. Čímž narážím na to, že ušetříme spoustu času, který jsme dříve věnovali dohledávání a sestavování číselných údajů, a tento čas nyní můžeme věnovat interpretaci údajů a práci s nimi."

To potvrzuje i vedoucí finančního oddělení, Ing. Andrea Hlávková, která dodává: „ Jsem ráda, že už nemusím připravovat některé podklady, protože data obsahuje MIS. Týká se to i v úvodu zmíněné zprávy, která je podrobná a například v oblasti pohledávek obsahuje kromě údajů o všech místních poplatcích i údaje o všech druzích správních poplatků a podrobné členění pohledávek z vystavených faktur. Toto vše MIS poskytuje. Zbývá mi tak více času na vlastní práci a občas MIS využiji i pro rychlejší zjištění odpovědi na dotaz občana.

V roce 2016 jej určitě použiji při sestavování závěrečného účtu za rok 2015. V budoucnu bude užitečné, až z něj budeme moci tvořit sestavy za jednotlivá léta a meziroční srovnání. Všem, kteří s údaji pracují, to pomůže k pochopení věcí v širších souvislostech. Uvažujeme proto o zpřístupnění MISu členům rady města a později i zastupitelům. Důvodem je také to, že budou mít přístup k aktuálním finančním údajům kdykoliv budou potřebovat, a tím se sníží zatížení úředníků, resp. účetních při vypracovávání různých sestav dle požadavků jednotlivých zastupitelů či radních."

Je vidět, že město, které proslavily Štramberské uši, se chce skutečně věnovat občanovi a smysluplné společenské činnosti. Ačkoliv zajišťuje výkon samosprávy i státní správy pro necelých 3 500 obyvatel, MIS využije naplno.