Majetek
Komplexní evidence majetku obce, zřizovaných organizací nebo dobrovolných svazků obce je nedílnou součástí ekonomiky každé organizace. V informačním systému VERA Radnice můžete spravovat movitý i nemovitý majetek, bytový fond i nebytové prostory a skladové zásoby. Tato široká oblast je řešena několika agendami s vazbou na Účetnictví, Smlouvy a Pohledávky.
Proč spravovat majetek v informačním systému VERA Radnice?
- Jednotlivé agendy jsou navzájem propojeny a informace sdílejí. Odpadá tak mnohdy zbytečné duplicitní zadávání údajů více pracovníky, kteří s určitou oblastí potřebují pracovat.
- Vaše data jsou v bezpečí, neboť jsou chráněna propracovaným systémem oprávnění.
- Zároveň jsou prováděny měsíční a roční závěrky.
- Funkcionalita a procesy vychází z aktuální legislativy a Vašich potřeb.
- Víme, jak důležité jsou pro Vás nejrůznější přehledy. Máte proto k dispozici variabilní tiskové výstupy ve formátech pdf, xls, xlsx, docx, které obsahují veškerá nezbytná data pro Vaši práci.
- Pro vedení úřadu máte k dispozici přehledné výstupy i s ekonomickými ukazateli - Analýza majetku.
I majetkové agendy čerpají data z lokálních Registrů obyvatel a hospodářských subjektů a ověřují je v Informačním systému základních registrů (ISZR). Dále mohou disponibilně využívat vazbu na spisovou službu, Katastr nemovitostí nebo Geografický informační systém (GIS). Vedení úřadu jistě ocení i výstupy v Manažerském informačním systému.
Vazba na pohledávky
Majetkové agendy nabízí evidenci nájemních vztahů (nájemce, plátce…), služeb, sledování průběhu smluv vč. valorizací. Agendy Nájemné z bytů a Pronájem nemovitého majetku umožňují hromadné nebo individuální výpočty nájemného a záloh za služby.
Pohledávky vzniklé v evidenčních agendách vstupují vystavením předpisů do centrální správy pohledávek. O předpisech je možné automaticky účtovat v Účetnictví a snadno lze provádět úhrady. Veškeré informace o provedených platbách, vratkách, souvisejících dokladech jsou zobrazeny v detailu konta plátce. Tím pracovník majetkového odboru získává přehled o aktuálním stavu zaplacených i nezaplacených pohledávek, které spravuje. Pokud pohledávka není uhrazena do data splatnosti, je možné ji snadno vymáhat.
Vazba na účetnictví
Karty majetku a zásob je možné vést pro různé organizace města a dále členit dle vnitřních potřeb úřadu. Evidence majetkových a skladových pohybů je jednoduchá, přehledná a splňuje nároky účetní evidence i procesní workflow. Hromadné operace podporují snadné a rychlé zpracování vybraných činností, a to i s větším množství dat. Pevné sestavy poskytují přehledy jednotlivých pohybů, odpisů, zůstatky dotací, inventurní soupisy s možností třídění dle různých údajů k zadanému období nebo dni, a to i zpětně. Díky evidenci v informačním systému VERA Radnice máte kdykoli k dispozici aktuální přehled o stavu, ocenění a umístění majetku a zásob dle jednotlivých organizací, účtů a dalších požadovaných hledisek.
Evidence majetku a zásob je spojena s účetnictvím organizace. Stavy v účetnictví ke konkrétnímu dni musí souhlasit na operativní evidenci v příslušných agendách. Karty majetku a zásob jsou vedeny na odpovídajících syntetických a analytických účtech, organizačních číslech a jednotkách. Při zadání pohybů nebo provedení výpočtu odpisů s definicí účtování se automaticky vytvoří předkontace, které dále zpracovává účetní v Účetnictví. Účetní má možnost předkontované doklady ještě upravit a následně je zaúčtovat.
Vazba na smlouvy
Se smlouvami na úřadu potřebuje pracovat více osob. Jednotlivé oprávněné osoby mohou mít k dispozici celou smlouvu nebo jen některé údaje. V oblasti majetku se to týká především smluv o pronájmech parcel a nebytových prostor, nájemních smluv na byty, smluv o věcných břemenech, smluv o nájmu hrobových míst, které jsou mnohdy vedeny i v různých nekompatibilních evidencích. Elegantním řešením je centrální evidence smluv, která sdružuje všechny smlouvy dané organizace. Pracovníci majetkových odborů je tak mají k dispozici v informačním systému i v případě, kdy kolega zodpovědný za danou oblast není přítomen. Vše je samozřejmě řízeno systémem oprávnění přístupu.
Správa nemovitostí
Správa nemovitostí je v informačním systému rozdělena na nájem a pronájem bytových a nebytových prostor i nemovitého majetku. Nadstavbu nad těmito evidencemi tvoří pasporty a vyúčtování služeb.
V agendách můžete evidovat nájemní byty, nebyty, nájemce a plátce a využívat individuálního nebo hromadného výpočtu nájemného a měsíčních záloh na služby. Máte přehled o historii a uživatelích bytů z registru bytů vč. neuhrazených pohledávek.
Samozřejmostí je i evidence a sledování průběhu smluv na pronájem nemovitostí s možností zápisu více účastníků (plátců, neplátců DPH) a předmětů řízení.
Nadstavba slouží k vyúčtování služeb vůči předepsaným nebo nezaplaceným zálohám vč. DPH či bez DPH za zúčtovací období a dle zadaného způsobu výpočtu (např. podle plochy bytu, počtu osob, komínových vyústění nebo spotřeby na měřičích). Pomocí nahrávačů umožňujeme importovat data od externích rozúčtovatelů služeb.
V další části je možnost vedení pasportů domů, bytů a nebytových prostor (např. konstrukční prvky, zdravotně-technická instalace, vybavení atd.), včetně vedení evidence revizí a kontrol objektů a evidence domovních měřidel energií. Neméně zajímavou částí je i evidence nákladů města na opravy, modernizace a údržbu objektů, domů, bytů a nebytových prostor s vazbou na agendu Závazky (Výdaje).
Majetek
Agenda je vhodná pro evidenci karet movitého a nemovitého majetku vč. souborů movitých věcí, budov a staveb, operativní evidenci i evidenci pozemků. Systém nabízí komplexní nástroj pro sledování majetku po celou dobu jeho použitelnosti, od pořízení do vyřazení z evidence. Agenda poskytuje okamžité a přesné informace, např. o:
- stavu a pohybu majetku v odpovídajícím ocenění a technickém zhodnocení,
- vlastnických vztazích, věcných břemenech a zástavách, tržních i reálných cenách,
- plánovaných revizích, opravách, technických prohlídkách.
Agenda umožňuje vytvářet odpisové plány, výpočty odpisů majetku, a to jak účetních, tak daňových. Vypočtené účetní odpisyy a majetkové pohyby je možné automaticky účtovat pomocí nadefinovaných šablon. Pro rychlou vizualizaci lze použít vykreslení parcel v Katastru nemovitostí nebo v GIS. Spoustu času Vám ušetří inventura pomocí čárového kódu.
Sklady
Agenda slouží k vedení skladů zásob a zboží městských úřadů a jejich příspěvkových organizací. Je využívána zejména v informačních centrech, s přímou vazbou na agendu Pokladna. Pro zjednodušení a zrychlení práce lze využít čtečky čárových kódů.
Hřbitovní agenda
Agenda Vám umožní splnit evidenci podle Zákona o pohřebnictví. Můžete:
- evidovat hrobová místa a k nim uložených zemřelých,
- evidovat a vytvářet smlouvy za nájem hrobových míst,
- tisknout hřbitovní knihu dle požadavku Zákona o pohřebnictví,
a navíc zajistí podporu pro ekonomiku:
- evidenci plátce (případně zástupce) za tato místa,
- sledování úhrady za smlouvu o nájmu hrobového místa,
- sledování platby či nedoplatku nájemného díky propojení s agendou Pohledávky a poté jednoduché provedení potřebné kontroly a výkazu.
Kromě celkového usnadnění činnosti s nájmy a jednoduchého ověření plátce v ISZR před uzavřením smlouvy, můžete využít i vizualizací v GIS.
Nezbytnou potřebou každé organizace je vedení evidence majetku, movitého i nemovitého, a jeho správa. Bytový fond, nebytové prostory či skladové zásoby představují další oblasti, které se vyplatí mít v informačním systému zavedené.
Pokud navíc i Váš zřizovatel používá informační systém VERA, dochází k řadě synergických efektů. Např. kontrola hospodaření se svěřeným majetkem je snadná a transparentní. Pro management organizace i zřizovatele jsou připraveny výstupy v Manažerském informačním systému, ve kterém je možné využívat jak předdefinované sestavy, tak nastavit vlastní přehledy.
Agendy IS jsou vždy sestavené podle potřeb, zaměření a účelu jednotlivé organizace. Jejich možnosti jsou totožné s nabídkou pro úřady, liší se jen specifickými úpravami usnadňujícími jejich použití v odlišném prostředí.