Evidence a správa dokumentů

Evidence a správa dokumentů je klíčovou činností organizace. Postihuje jak práci s dokumenty do organizace doručovanými, tak i s dokumenty vznikajícími vlastní činností organizace, úřadu.

Pro odbornou správu dokumentů v organizaci je zásadní využití komplexního řešení, které obsahuje veškeré nástroje, komponenty a aplikační podporu a umožňuje tak naplnit požadavky vyplývající z legislativních norem, upravujících činnosti a procesy v rámci výkonu spisové služby.

Naše řešení pokrývá všechny fáze práce s dokumenty, od jejich příjmu či vytváření, evidence a označování, zpracovávání, vyřizování, až po jejich řádné uchovávání ve spisovně včetně provádění předepsaných skartačních řízení.

VERA Radnice splňuje všechny uvedené požadavky pro oblast výkonu spisové služby v organizaci, a navíc nabízí jejím pracovníkům přívětivé a účelně zpracované uživatelské prostředí.

VERA Radnice Vám umožňuje:

• práci jak s analogovými, tak digitálními dokumenty,

• evidenci údajů a náležitostí v souladu s platnou legislativou pro oblast zpracování dokumentů, 

• provádění změn datových formátů a převody dokumentů do digitální podoby:

  • konverzí do výstupního datového formátu v rámci tvorby dokumentu

  • převodem formy dokumentu pomocí Autorizované konverze z moci úřední

  • změnou datového formátu při převodu do výstupního formátu s doložkou

• elektronické podepisování, pečetění a označování elektronickým časovým razítkem dokumentů ve výstupním datovém formátu.

Při tvorbě vlastních dokumentů maximálně podporuje převod do výstupního datového formátu, kterým je pro textové a kombinované obrazové a textové dokumenty datový formát PDF/A.

Elektronická spisová služba

Klíčovou aplikací komplexní správy dokumentů v organizaci je elektronická spisová služba (eSSL). Elektronická spisová služba zabezpečuje veškeré procesy zpracování dokumentů jak přicházejících do organizace, tak dokumentů vznikajících její vlastní činností.

 

Proces odborné správy dokumentů prostřednictvím eSSL

Správa dokumentů prostřednictvím eSSL zastřešuje celý životní cyklus dokumentu v organizaci.

Příjem dokumentu, jeho označení a prvotní evidenci provádí centrální, resp. odborová podatelna. Po řádném zaevidování jsou dokumenty předávány ke zpracování určeným útvarům organizace.

Analogové dokumenty je možné po řádném zaevidování převést do digitální podoby – provést jejich skenování. Při naskenování je výsledný obraz dokumentu doplněn textovou vrstvou, která vznikne pomocí OCR, a po uložení do Jednotného úložiště je takto vzniklý elektronický dokument indexován pro možnost fulltextového vyhledávání. Digitalizovaný obraz dokumentu je k evidenčnímu záznamu v eSSL připojen automaticky, a to na základě jeho označení jednoznačným identifikátorem v podobě čárového kódu.

Po provedení prvotní evidence a případném převodu analogového dokumentu do digitální podoby jsou přerozdělené dokumenty na útvarech organizace přidělovány konkrétním zpracovatelům, kteří odpovídají za jejich další zpracování, a to podle jejich povahy a určení.

Určení zpracovatelé dokumenty dle jejich povahy a určení zpravidla sdružují do spisů. Ve spisech jsou sdružovány jak dokumenty doručované, tak i dokumenty vznikající vlastní činností, zpravidla prostřednictvím podatelny vypravované mimo organizaci.

V průběhu zpracování má uživatel možnost u každého dokumentu vyžádat či přímo provést autorizovanou konverzi z moci úřední, a to jak z elektronické do listinné podoby, tak i v opačném směru.

Po vypořádání všech dokumentů sdružených ve spisu je možné spis uzavřít. Při uzavírání spisu jsou prováděny kontroly spisu i jeho obsahu, zahrnující kontrolu povinných údajů (metadat), kontroly elektronických dokumentů a jejich formátů v případě dokumentů s formou k uložení digitální. Pokud digitální dokument není v jednom z povolených výstupních datových formátů, zajistí systém jeho převod, který bude proveden automaticky dle nastavení prostředí informačního systému VERA Radnice.

Uzavřené spisy jsou připraveny pro předání do centrální nebo útvarové (agendové) spisovny organizace, která zajistí jejich řádné uložení po dobu určenou skartačním režimem věcné skupiny spisového plánu, v níž je uzavřený spis zatříděn.

Po uplynutí skartační lhůty realizuje spisovna skartační řízení, jehož výsledkem je rozhodnutí nadřízeného archivu o provedení likvidace (skartace) dokumentu nebo spisu nebo rozhodnutí o jeho předání k trvalému uložení (archivaci). Systém podporuje v plném rozsahu provádění elektronických skartačních řízení prostřednictvím Archivního portálu NDA. Pokud úřad využívá služeb Krajské digitální spisovny, umožňuje systém provést ze spisovny export dokumentů a spisů pro toto úložiště.

Elektronický systém spisové služby zároveň po celou dobu postihující životní cyklus dokumentů a spisů v organizaci prokazatelně zaznamenává všechny zásadní operace nad těmito objekty, ukládá a udržuje jejich historii, která umožňuje trasovat a rekonstruovat proces zpracování v časové ose. Zároveň v souladu s požadavky legislativy provádí automatické generování a uložení tzv. transakčního logu systému.

Legislativa a vazby systému

Elektronická spisová služba IS VERA Radnice plní veškerá legislativní požadavky kladené na organizace povinných původců v oblasti spisové služby. Mezi klíčové legislativní normy patří:

• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád

• zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce

• nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru

• zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

• zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy

• zákon č. 111//2009 Sb., o základních registrech

• zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů

• vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

• vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek

• vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů

• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Elektronická spisová služba je zároveň jedním z pilířů celého informačního systému organizace, který usnadňuje výkon působnosti úřadu, a to zejména díky řadě vazeb v rámci systému i mimo něj.

Komponentové řešení

Spisová služba využívá řadu systémových komponent, které podporují její činnost a jsou závislé na prostředí úřadu.

 

Jednotné úložiště – důvěryhodné úložiště digitálních dokumentů

Jednotné úložiště je střednědobé úložiště důvěryhodných digitálních dokumentů.

Při uložení je prováděna kontrola přítomnosti a platnosti certifikátů a v případě potřeby může systém v závislosti na konfiguraci provést automatické doplnění chybějícího autentizačního prvku (typicky kvalifikované elektronické pečetě a kvalifikovaného časového razítka).

Jednotné úložiště podporuje rovněž funkci pro kontrolu platnosti podpisového certifikátu a časového razítka a jejich automatické přerazítkování před expirací.

Jednotné úložiště provádí indexaci uložených dokumentů pro možnost fulltextového vyhledávání.

Jednotné úložiště lze provozovat rovněž jako interní úložiště organizace s řízením přístupových práv k dokumentům a složkám, jejich verzováním, logováním přístupů atd. (funkce DMS).

Jednotná organizační struktura

Pro správnou činnost eSSL a dalších agendových systémů v rámci VERA Radnice je nezbytná definice jednoho ze základních číselníku systému, a to číselníku organizační struktury. Modul jednotné organizační struktury zahrnuje strukturovanou evidenci organigramu – útvarů, funkčních zařazení a uživatelů – včetně vazeb mezi těmito prvky. Rozšířené funkce modulu zahrnují činnosti související s definováním aplikačních rolí a se správnou a řízením přístupů k funkcím Základních registrů.

Registry – vazba na IS základních registrů

Každý evidovaný dokument má alespoň jednoho odesílatele, resp. adresáta. Při práci se subjekty je nutné v maximální možné míře využívat tzv. jmenného rejstříku, tedy provádět výběr subjektu odesílatele či adresáta z registrů informačního systému VERA Radnice.

Registry jsou členěny na Registr obyvatel (místní a externí) a Registr hospodářských subjektů.

Integrální funkcí Registrů je validace subjektů vůči Informačnímu systému základních registrů s možností využití notifikací změny údajů o subjektu v základních registrech.

VERA Aplikační Server

Modul je nezbytný pro součinnost s elektronickou spisovou službou a jednotným úložištěm pro naplnění podmínek zákona o archivnictví a spisové službě v rámci zpracovávání digitálních dokumentů doručovaných i v organizaci vznikajících.

Elektronická spisová služba v kooperaci s tímto modulem provádí v určených časech automatické kontroly digitálních dokumentů a v případě potřeby zajistí nezbytné převody dokumentů v digitální formě do výstupního datového formátu PDF/A.

Mezi hlavní úkoly modulu patří provádění validací shody dokumentu s výstupním formátem (PDF/A), provádění převodů do PDF/A a připojování konverzní doložky do vytvořeného výstupu.

IS datových schránek – příjem a odesílání datových zpráv

Elektronická spisová služba je integrována s ISDS pomocí konektoru, který umožňuje volat nabízené metody pro práci s datovými zprávami, jejich seznamem a s doručenkami DZ.

Elektronická spisová služba řídí přístup k jednotlivým funkcím ISDS pomocí přístupových práv a rolí, ve kterých uživatelé vystupují. Každý uživatel, zpracovatel dokumentu, má možnost (povinnost) ověřit, zda subjekt vlastní datovou schránku a zda je tato datová schránka aktivní.

Podatelna organizace stahuje a odesílá datové zprávy a doručenky datových zpráv. Pro práci s datovými zprávami je určeno samostatné aplikační oprávnění, aby tuto činnost mohl vykonávat pouze určený oprávněný nebo pověřený pracovník organizace.

ePodatelna – příjem a odesílání e-mailových zpráv

ePodatelna je další ze vstupních bran podání činěných vůči organizaci

Elektronická podatelna umožňuje příjem, ověření a zpracování elektronicky podepsaných e-mailů zaslaných na adresu definovanou organizací. Doručené e-maily musí splňovat požadavky kladené jak na formát, tak na velikost příloh. V průběhu příjmu a zpracování e-mailových podání a v závislosti na nastavené konfiguraci může elektronická podatelna generovat automatické notifikační zprávy pro odesílatele podání.

Elektronická podatelna umožňuje rovněž vypravovat dokumenty z organizace směrem k adresátům.

Elektronická úřední deska

Rozhraní umožňuje aplikaci Elektronická úřední deska zobrazení vyvěšených dokumentů v prostředí webových stránek úřadu, případně na portálu informačního systému VERA Radnice. Plní funkce související s povinností orgánů veřejné moci zveřejňovat dokumenty způsobem umožňujícím dálkový přístup.

Komponenta Archiv eSkartace – elektronické skartační řízení

Elektronická spisová služba umožňuje v průběhu a na konci skartačního řízení vygenerovat SIP balíčky v požadované struktuře a požadovaného typu za účelem realizace elektronického skartačního řízení dle požadavků Národního archivního portálu.

API – obecné rozhraní podle Národního standardu

Obecné rozhraní dle Národního standardu umožňuje realizovat vazby mezi Elektronickou spisovou službou VERA a externími informačními systémy pro správu dokumentů (ISSD, dříve agendovými systémy – AIS) jiných dodavatelů.

Rozhraní obsahuje metody, které postihují celý životní cyklus dokumentu ve spisové službě. To umožňuje docílit stavu, kdy uživatel pracuje vždy primárně v jednom informačním systému, ale data jsou synchronizována mezi integrovanou eSSL a ISSD pomocí synchronních metod a asynchronních událostí.

Externí informační systém pro správu dokumentů napojený prostřednictvím obecného API rozhraní se tak stává součástí uceleného informačního systému organizace.

Funkce obecného rozhraní rovněž dovoluje integrovat jednotlivé agendy IS VERA na elektronické spisové služby jiných dodavatelů.

CzechPOINT

Vazba zahrnuje integraci na rozhraní poskytující ověřené výstupy z ISVS a rozhraní pro autorizovanou konverzi s moci úřední

CzechPOINT ověřené výstupy s ISVS

Vazba umožňuje vést celou agendu výpisů z CzechPOINT v rámci spisové služby v elektronické podobě. Při aktivní vazbě se žádosti vyplněné v prostředí CzechPOINT přidělí číslo jednací z elektronické spisové služby organizace – úřadu. Výpis je poté v eSSL založen v podobě dokumentu, odpovědi na žádost, se zaevidovaným osobním doručením žadateli. Dvojice dokumentů je uložena v rámci předdefinovaného spisu, případně dílu typového spisu, založeného za účelem vedení evidence vystavených výpisů CzechPOINT.

CzechPOINT autorizovaná konverze z moci úřední

V rámci elektronické spisové služby má každý uživatel možnost požádat určeného pracovníka nebo sám realizovat autorizovanou konverzi z moci úřední. Výhodou této vazby je, že vstup (konverze z elektronické do listinné podoby) nebo výstup (konverze z listinné do elektronické podoby) jsou uloženy v systému elektronické spisové služby, a není tak nutné řešit proces předávání vstupů a výstupů administrativně náročnějším postupem mimo centrální informační systém organizace.

Skenovací linka

Zaevidovaným dokumentům v listinné formě může být vytištěn štítek s čárovým kódem. Ten dle platné legislativy jednak plně nahrazuje otisk podacího razítka na dokumentu a dále umožňuje provádět následné hromadné skenování – digitalizaci analogových dokumentů.

Hromadné skenování probíhá ve skenovací aplikaci, kde je čárový kód dokumentu využit jako separátor a identifikátor digitálních obrazů dokumentů. Po naskenování jsou soubory automaticky uloženy do jednotného úložiště a jsou automaticky propojeny s evidenčním záznamem o dokumentu v elektronické spisové službě.

Vlastní dokumenty, pokud mají být skenovány např. po účely vyvěšení na elektronické úřední desce, mohou být rovněž opatřeny čárovým kódem, který je možné tisknout do obsahu přímo při tvorbě dokumentu ze vzorů.

Frankovací stroj

V Podatelně je možné provést export vypravovaných zásilek do XML datového souboru, který je dále možné načíst do aplikací ovládajících vybrané typy frankovacích strojů.

Dopis Online

Nové rozhraní na služby Postservis – Česká pošta s.p. Jedná se o efektivní způsob přípravy dokumentů a jejich vypravení v plně digitální formě, odeslání na určené rozhraní služby hybridní pošty, která zajistí tisk a obálkování listinných zásilek. Služba podporuje i digitalizaci doručenek (příplatková služba Postservis).