Frenštát pod Radhoštěm nasadil na úřad VERA Radnici již před dvaceti lety, pouze účetnictví si nechal u původního dodavatele. Jak probíhal vývoj systému a co vedlo vedení k rozhodnutí vyměnit i účetnictví jsme si povídali s tajemníkem města, Ing. Petrem Kubenkou. Dozvíte se také, jak systém funguje dnes a jaké mají plány do budoucna.

Kdy a jak začala spolupráce s VEROU?

První smlouvu jsme podepsali na konci roku 2000. V průběhu následujícího roku jsme zprovoznili téměř všechny agendy systému VERA Radnice, včetně spisové služby. S účetnictvím jsme u dosavadního dodavatele byli spokojeni, takže jsme jej ponechali a rozjeli jsme v ekonomice jen příjmové agendy, rozpočet a výdaje, včetně banky a centrální pokladny.

Jak se systém VERA rozvíjel, měnila se legislativa a rostly administrativní i funkční požadavky na výkon úřadu, nasazovali jsme nové agendy. Propojovali jsme je mezi sebou a přidávali nové funkce a výstupy. Uživatelé systém uvítali a velice rychle si na něj zvykli. Na rozdíl od původního stavu měli teď jednodušší práci, méně duplicitního přepisování a s výjimkou účetnictví všechny informace pohromadě.

Systém využívají nejen referenti, ale i vedení. Zavedli jsme například moduly eJednání a eÚkoly, za velký úspěch považuji, že v eJednání pracují všichni zastupitelé.

Co bylo impulsem, že jste se rozhodli dokončit integraci a přidat do systému i účetnictví?

Začalo to zákonem o finanční kontrole. Pro celý úřad jsme ve VERA Radnici zprovoznili i rozpočet a k tomu jsme zavedli elektronické procesy. Skutečnost jsme pravidelně týdně importovali ještě stále ze starého účetnictví.  Referenti na odborech brzy ocenili, že nemusí vše dohledávat a dopočítávat ručně. V systému informace jsou, proč je tedy nemít k dispozici? Rozhodnutí padlo v roce 2018.

A pustili jste se do implementace účetnictví?

Začali jsme samozřejmě analýzou: cíle byly jasné, museli jsme prověřit pracovní postupy a identifikovat kde a co je třeba změnit. Úpravy se dotkly prakticky všech ekonomických agend a celého úřadu. V souvislosti s finanční kontrolou jsme kladli důraz na to, aby všichni pracovníci úřadu pochopili, jak bude systém nově fungovat a kde co najdou.

Všechny uživatele pracující s ekonomickými doklady jsme proškolili na změny v práci s konkrétními agendami a účtaře mimo jiné i na nastavení a změny šablon pro zajištění automatického účtování. Uvědomujeme si totiž, že motivovaný a vyškolený uživatel pracuje snadněji a rychleji. Odvádí kvalitnější práci, a i lidsky se cítí lépe než uživatel, který má skvělý systém, ale neví, co s ním.

Co pro Vás bylo při této klíčové změně podstatné?

Důležité bylo, že jsme se měli o koho opřít. VERA detailně zjistila naše potřeby, společně jsme prodiskutovali cíle a procesy a našli řešení. Došlo k nějakým změnám i v metodických postupech. VERA má zkušenosti s různými variantami fungování úřadů, a tak doporučila to nejvhodnější pro nás. Vyšla nám vstříc i v přechodném období po zahájení provozu, kdy pro nás byli konzultanti a metodici operativně k dispozici.

Když to shrnu, naše spolupráce opravdu přinesla očekávaný výsledek. Vedení úřadu ocenilo, že vznikl proaktivní tým. Kolegové se zamysleli nad tím, co využívají a jak to využívají, že nemá smysl něco ručně přepisovat, ale integrovat, a tím získat vše potřebné automaticky a on-line. Výhodou je, že naši ekonomové rádi využívají technologie, systém si nastavili, vyladili a mají chuť jej nadále rozvíjet.

Takže nyní u Vás již funguje i nová ekonomika?

Ano, pro činnosti úřadu kompletně využíváme VERA Radnici. Účetnictví a rozpočet jsou propojeny s agendami, plně elektronicky probíhá schvalování finančního krytí smluv, objednávek a faktur. Souběžně je v provozu elektronická spisová služba, došlou poštu kompletně skenujeme, snažíme se automatizovat vše, co se jeví jako vhodné. Uživatelé agend ani nemusí do spisovky vstupovat, potřebné funkce a dokumenty mají u svých případů v agendě.

Vedení města má pro rozhodování k dispozici on-line finanční přehledy.  Pracujeme novým způsobem už více než rok a jsme spokojeni.

Jak se město vypořádalo s mimořádnými opatřeními?

Velice přínosně se v současné době coronaviru a omezeného fungování úřadu při mimořádných opatřeních projevila elektronizace agend, kdy referenti mohli bez problémů vykonávat svou práci z domova (home office) a město se tak přiřadilo k moderním společnostem.

Co budete rozvíjet dál?

Máme ambice rozvíjet i takové oblasti, jako je hřbitovní agenda, v současné době pracujeme na mapových podkladech a s VEROU jsme dohodnuti na jejich propojení na data v agendě.

V souladu s trendem e-governmentu se zaměříme i na další elektronizaci služeb pro naše obyvatele. Do budoucna uvažujeme o portálu občana, který lze online provázat s našimi agendami.

Aktuálně uvažujeme o implementaci modulu Rozvojové plány a projekty, které systematicky sumarizují data z celého IS VERA pro manažerské potřeby. Určitě je zajímavé mít statistiky a grafy ze spisové služby. Pan starosta a rada města by uvítali pohledy na finance a majetek včetně meziročních srovnání a trendů. Zavedením těchto manažerských funkcí využijeme to, co jsme udělali doposud.

Výhledově bychom chtěli sjednotit využívání informačního systému i u našich příspěvkových organizací. Jako správní hospodáři bychom pak mohli snadněji a on-line nahlížet na jejich finance. Pravidelné výkazy, které jako zřizovatel dostáváme, bychom mohli mít k dispozici prakticky bezpracně.

Slovo na závěr

Snad jen přirovnání – rád vařím a vím, že stejně jako použité ingredience a profesionální postupy dokážou udělat z běžného jídla kulinářsky zážitek, tak i integrace a eProcesy povýšily náš systém na zcela novou úroveň. Fungujeme moderně.

Stále ještě máme co dělat. Důležité je, že máme tvůrčí prostředí, chuť ke změnám a rozumíme si odborně i lidsky s dodavatelem.