Pro efektivní řízení úřadu potřebujete správný nástroj

Na městském úřadu v Aši používají komplexní informační systém VERA Radnice od roku 2014. Tajemník Ing. Václav Stašek se s námi podělil o zkušenosti nejen s tím, jak systém zaváděli, ale zejména, které nové technologie pomáhají zaměstnancům úřadu pracovat lépe a které podporují komunikaci s občany. Přečtěte si, jak lze snadněji úřad řídit a rychleji vyřizovat požadavky klientů. Máme pro vás příklad z nejzápadnějšího města České republiky. Využijete jej jako inspiraci? 

Zavzpomínejte na rok 2014. Jak tenkrát probíhala implementace?

Úřad pořídil komplexní systém, myslím tím ekonomiku, spisovou službu, správní agendy a další moduly, ještě před mým nástupem do funkce tajemníka. V době mého příchodu zrovna začínalo ostré zavádění systému do praxe. Bylo to náročné, protože chvíli trvalo, než si všichni osvojili nové pracovní postupy. Museli jsme s dodavatelem systému domlouvat další školení, protože je velmi složité najednou zásadně změnit styl práce desítkám lidí. Zároveň jsme jim vysvětlovali, že se jim práci nesnažíme komplikovat, ale maximálně vytěžit přínosy, které nabízí systém, když se naplno využívá napříč úřadem. Tyto kroky zajistily, že lidé vzali nový systém za svůj. Od té doby se práce na úřadě zefektivnila, zpříjemnila a zpřesnila.

Jak podle Vás vypadá moderně fungující úřad?

Informační systém VERA nás všechny spojil. Dokážeme komunikovat po síti, nemusíme si přenášet papíry z kanceláře do kanceláře a všechno je mnohem svižnější. Všechny agendy jsou vzájemně propojeny, čímž se práce výrazně zrychlila a zpřesnila. Eliminovaly se chyby vznikající v důsledku přepisování a špatné informovanosti. Omezili jsme spotřebu papírů a tonerů, odhadem tak o 20 procent, a tím pádem se snížily náklady. To vše považuji za důkaz toho, že jsme moderním úřadem.

Kterou agendu považujete za nejpřínosnější?

Největšího zrychlení jsme dosáhli zavedením eProcesů. Tento modul pomáhá zjednodušit a zrychlit práci, ke které se musí vyjádřit více lidí. Například vystavení objednávky nebo smlouvy nám dříve trvalo více než den a bylo komplikované i tím, že sídlíme ve dvou budovách. Nyní to zvládneme za pět minut. Skvěle k tomu přispívají notifikace, protože jsou okamžiky, kdy něco hoří, a pak je rozdíl v rychlosti zpracování markantní. Hodně se omezilo papírování, protože si předáváme virtuální originál.

V čem dalším informační systém pomáhá?

Máme implementován modul Majetek, ve kterém lze provést inventuru pozemků města za dva dny. V minulosti to trvalo i 14 dní.

To je velký rozdíl. Máte ještě nějaký příklad?

Každý odbor má svůj rozpočet a zavedením VERA Radnice jsme dosáhli toho, že jsou provázány. Dříve si lidé tvořili vlastní tabulky a hlídání stavu bylo zcela na nich. Museli si odečítat faktury a sledovat peníze rezervované objednávkami. Přehled o aktuálním stavu rozpočtu s možností detailního rozpadu má v tuto chvíli nejen každý vedoucí pracovník, ale i vedení.

Spisovou službu používáme pro práci s písemnostmi a podporuje nás při komunikaci vně i uvnitř úřadu. Zároveň máme jistotu, že vše probíhá podle platné legislativy.

Snad u každé agendy by se dal zmínit její přínos, ale to bychom tu byli dlouho. Navíc samozřejmě hlavní výhoda spočívá v tom, že se všechna data sdílí.

Jaké servisní služby vám VERA poskytuje?

Využíváme školení, konzultace, helpdesk a navíc máme dohodu o tzv. rozšířené technické podpoře, kdy můžeme volat a řešit věci operativně, nepotřebujeme na vše zvlášť objednávku. Velice oceňujeme kladný přístup konzultantů VERY a i to, že nové zákony jsou do programu implementovány rychle. Snad největší výhodu osobně spatřuji v tom, že se na vývoji systému VERA aktivně podílejí lidé z praxe.

Jak budete pokračovat v modernizaci úřadu?

Systém VERA splňuje všechny naše představy o moderním softwaru pro veřejnou správu. Je to živý systém, který se neustále rozvíjí a rychle reaguje na nové legislativní změny.  V dohledné době plánujeme další rozšíření systému o modul Městská policie a modul Portál občana, který lidem umožní komunikovat s referenty přes internet a omezit tak návštěvy úřadu. Zavedením systému VERA jsme se zapojili do trendu elektronizace veřejné správy a používáme spolehlivý nástroj, který usnadňuje život nám i našim občanům.